پرامپت نوشتن ایمیل با هوش مصنوعی؛ ۱۰ نمونه رسمی، فروش و پاسخ به مشتری

برای نوشتن ایمیل با هوش مصنوعی، در پرامپت مشخص کنید ایمیل برای چه کسی است، چه رابطه‌ای با او دارید، دقیقاً چه چیزی از او می‌خواهید، چه اطلاعات واقعی در اختیار مدل می‌گذارید و چه قولی نباید در متن داده شود. با این اطلاعات، ChatGPT، Claude یا Gemini پیش‌نویسی می‌نویسند که فقط به بازبینی کوتاه نیاز دارد، نه بازنویسی کامل.

در این راهنما اجزای پرامپت ایمیل و ده پرامپت قابل‌کپی برای کارهای رایج را می‌بینید. نمونه‌ها آموزشی‌اند و خروجی هر مدل باید پیش از ارسال خوانده و اصلاح شود.

یک پرامپت ایمیل خوب چه اجزایی دارد؟

پرامپتی مثل «یک ایمیل رسمی به مدیر بنویس» به مدل نمی‌گوید مدیر کیست و شما چه می‌خواهید؛ پس جای خالی با تعارف پر می‌شود. این هفت جزء را بنویسید:

1. گیرنده و رابطه: نقش گیرنده و اینکه او را می‌شناسید یا اولین تماس است. لحن ایمیل به همکار قدیمی با ایمیل به یک سازمان فرق دارد.
2. هدف و یک درخواست مشخص: ایمیل باید یک کار روشن از گیرنده بخواهد؛ مثلاً تأیید یک تاریخ یا ارسال یک مدرک. چند درخواست هم‌زمان، پاسخ را عقب می‌اندازد.
3. زمینه واقعی: تاریخ‌ها، شماره سفارش یا نامه، توافق قبلی و هر واقعیتی که گیرنده برای تصمیم لازم دارد.
4. لحن: رسمی اداری، محترمانه و صمیمی، یا فنی. اگر نمونه‌ای از ایمیل‌های قبلی خود دارید، آن را به‌عنوان نمونه لحن بدهید.
5. طول: حداکثر تعداد کلمه یا بند. ایمیل کوتاه‌تر معمولاً سریع‌تر خوانده می‌شود.
6. مهلت: اگر پاسخ تا تاریخ مشخصی لازم است، آن را بنویسید تا مدل در متن بیاورد.
7. آنچه نباید وعده داده شود: تخفیف، زمان تحویل، بازگشت وجه یا هر تعهدی که اختیارش را ندارید. اگر این را ننویسید، مدل ممکن است برای مؤدبانه‌تر شدن متن، قولی اضافه کند.

اصول کلی‌تر نوشتن پرامپت در آموزش پرامپت‌نویسی آمده است.

پرامپت ایمیل رسمی، پیگیری و رد مؤدبانه

۱. درخواست رسمی از یک سازمان

یک ایمیل رسمی فارسی به [نام سازمان / واحد] بنویس.
فرستنده: [نام و سمت من]
درخواست: [یک درخواست مشخص، مثلاً صدور گواهی یا تعیین وقت جلسه]
زمینه و مدارک: [شماره نامه، تاریخ‌ها، پیوست‌ها]
مهلت مورد نیاز: [تاریخ / ندارد]
ساختار: عنوان روشن، سلام رسمی، یک بند زمینه، درخواست در یک جمله صریح، فهرست پیوست‌ها، تشکر و امضا.
حداکثر ۱۵۰ کلمه. اطلاعاتی که ندادم اضافه نکن و اگر چیزی برای درخواست ضروری است و کم است، اول بپرس.

۲. پیگیری ایمیل بی‌پاسخ

[تعداد] روز پیش این ایمیل را فرستادم و پاسخی نگرفتم:
[متن ایمیل قبلی]
یک ایمیل پیگیری کوتاه بنویس که درخواست اصلی را در یک جمله تکرار کند، انجام آن را برای گیرنده ساده‌تر کند (مثلاً با پیشنهاد دو زمان مشخص) و لحن طلبکارانه نداشته باشد.
حداکثر ۸۰ کلمه. گیرنده را به بی‌توجهی متهم نکن.

۳. رد مؤدبانه یک درخواست یا پیشنهاد

باید این پیشنهاد را رد کنم: [شرح پیشنهاد و فرستنده]
دلیل واقعی که می‌خواهم بگویم: [دلیل / ترجیح می‌دهم دلیل نگویم]
آیا در آینده امکان همکاری هست؟ [بله، در چه شرایطی / خیر]
یک پاسخ محترمانه و روشن بنویس که پاسخ «نه» در همان بند اول معلوم باشد. امید واهی نده و قول همکاری بعدی را فقط اگر گفتم بیاور. حداکثر ۱۰۰ کلمه.

پرامپت ایمیل به مشتری: عذرخواهی و پاسخ به نارضایتی

در ایمیل به مشتری، بیشترین خطر این است که مدل برای آرام‌کردن مشتری، جبرانی پیشنهاد دهد که شما تصویب نکرده‌اید. راه‌حل را خودتان تعیین کنید و از مدل فقط بخواهید آن را روشن بنویسد.

۴. عذرخواهی با جبران مشخص

برای این مشتری یک ایمیل عذرخواهی بنویس.
آنچه رخ داد: [شرح دقیق مشکل و تاریخ]
علت (اگر قابل گفتن است): [علت / نگو]
اقدامی که انجام داده‌ایم یا می‌دهیم: [فقط اقدام‌های تصویب‌شده]
زمان انجام اقدام: [تاریخ یا مدت]
ساختار: پذیرش مسئولیت بدون بهانه، توضیح کوتاه، اقدام مشخص با زمان، راه تماس برای پیگیری.
هیچ تخفیف، هدیه یا جبرانی غیر از موارد بالا پیشنهاد نکن و جمله‌های کلی مثل «رضایت شما برای ما مهم است» را با اطلاعات مشخص جایگزین کن.

۵. پاسخ به مشتری عصبانی

این پیام مشتری است:
[متن پیام]
واقعیت‌های پرونده از سمت ما: [وضعیت سفارش، تاریخ‌ها، قوانین مربوط]
آنچه می‌توانیم انجام دهیم: [راه‌حل‌های مجاز]
پاسخی بنویس که ابتدا مشکل مشخص او را با کلمات خودش تأیید کند، سپس وضعیت واقعی و قدم بعدی را بگوید.
بحث نکن، او را مقصر نشان نده و جمله‌های عصبی او را تکرار نکن. اگر ادعایی در پیام او با واقعیت‌های ما نمی‌خواند، محترمانه و با ذکر سند توضیح بده. حداکثر ۱۲۰ کلمه.

پرامپت ایمیل فروش، خبرنامه و عنوان ایمیل

۶. ایمیل فروش سرد و دنباله پیگیری سه‌مرحله‌ای

ایمیل فروش سرد وقتی خوانده می‌شود که به نیاز واقعی گیرنده مربوط باشد. اطلاعاتی را که درباره او از منابع عمومی پیدا کرده‌اید به مدل بدهید و از ساختن آشنایی جعلی پرهیز کنید.

برای [نام و نقش گیرنده] در [شرکت] یک ایمیل فروش اولیه و سه ایمیل پیگیری بنویس.
آنچه از منابع عمومی درباره آن‌ها می‌دانم: [مثلاً خبر، آگهی استخدام، محصول جدید]
محصول یا خدمت من و مسئله‌ای که حل می‌کند: [شرح]
شواهد قابل ارائه: [نمونه کار یا نتیجه واقعی / نداریم]
درخواست: [مثلاً تماس ۱۵ دقیقه‌ای]
قواعد:
- ایمیل اول حداکثر ۱۰۰ کلمه، با یک جمله شخصی‌سازی‌شده که فقط از اطلاعات بالا آمده باشد.
- وانمود نکن قبلاً با هم آشنا بوده‌ایم یا گفت‌وگو داشته‌ایم.
- عدد، مشتری یا نتیجه‌ای که در «شواهد» نیست نساز.
- پیگیری‌ها با فاصله [مثلاً ۳، ۷ و ۱۴ روز]؛ هر کدام یک زاویه یا اطلاعات تازه داشته باشد و آخری محترمانه پرونده را ببندد.

اگر ایمیل فروش کار مرتب شماست، نسخه کامل‌تر با ساختار شخصی‌سازی و پیگیری در پرامپت نوشتن ایمیل فروش سرد آمده است.

۷. شماره خبرنامه از چند خبر

از این خبرها یک خبرنامه ایمیلی برای [مخاطب] بساز:
[خبر ۱ با جزئیات و لینک]
[خبر ۲ …]
ساختار: یک مقدمه دوجمله‌ای، برای هر خبر یک عنوان کوتاه و دو تا سه جمله که بگوید چرا برای این مخاطب مهم است، و یک دعوت به اقدام اصلی در پایان.
فقط از اطلاعات خبرها استفاده کن، تاریخ و عدد را تغییر نده و خبری اضافه نکن. لحن: [شرح].

۸. چند عنوان ایمیل برای آزمون A/B

برای این ایمیل [متن یا خلاصه ایمیل] شش عنوان پیشنهاد بده.
دو عنوان مستقیم و توصیفی، دو عنوان با پرسش، دو عنوان با اشاره به فایده مشخص. هر عنوان حداکثر ۵۰ نویسه.
عنوانی ننویس که محتوای ایمیل آن را تأیید نکند، فوریت ساختگی نداشته باشد و از کلمه‌هایی مثل «رایگان» فقط اگر واقعاً چیزی رایگان است استفاده کن.
برای هر عنوان بگو کدام فرضیه را آزمایش می‌کند. درباره نرخ بازشدن عدد یا پیش‌بینی نده.

نتیجه آزمون را از گزارش ابزار ارسال ایمیل بخوانید، نه از پیش‌بینی مدل. محصولات آماده این حوزه در دسته‌های ایمیل مارکتینگ و کسب‌وکار هستند.

ایمیل انگلیسی از یادداشت فارسی و خلاصه زنجیره ایمیل

۹. ایمیل کاری انگلیسی از یادداشت فارسی

این یادداشت‌های فارسی را به یک ایمیل کاری انگلیسی تبدیل کن:
[یادداشت‌ها]
گیرنده: [نقش، کشور یا فرهنگ کاری اگر مهم است]
لحن: [رسمی / دوستانه و حرفه‌ای]
متن انگلیسی طبیعی بنویس، نه ترجمه کلمه‌به‌کلمه. اصطلاح‌های تخصصی [فهرست] را همان‌طور نگه دار.
زیر ایمیل، ترجمه فارسی کوتاه هر بند را بیاور تا مطمئن شوم معنی تغییر نکرده است.

۱۰. خلاصه یک زنجیره طولانی ایمیل

این زنجیره ایمیل را بخوان: [متن کامل ایمیل‌ها به ترتیب]
خروجی:
۱. تصمیم‌های گرفته‌شده، هرکدام با نام تصمیم‌گیرنده و تاریخ ایمیل.
۲. کارهای باقی‌مانده با مسئول و مهلت، اگر در متن آمده است.
۳. پرسش‌هایی که هنوز پاسخ نگرفته‌اند.
اگر مسئول یا مهلتی در متن نیست، بنویس «نامشخص» و حدس نزن.

اطلاعات محرمانه مشتری، رمز عبور یا اطلاعات بانکی را در ابزار هوش مصنوعی وارد نکنید. پیش از چسباندن زنجیره ایمیل، نام‌ها و اطلاعات حساس را حذف یا جایگزین کنید.

نمونه کامل: یک پرامپت ضعیف و نسخه اصلاح‌شده آن

فرض کنید سفارش یک مشتری فروشگاه اینترنتی پنج روز دیرتر از زمان اعلام‌شده ارسال شده و شما می‌خواهید به او ایمیل بزنید. این مثال آموزشی است و خروجی‌ها نمونه‌ای از نوع پاسخ رایج مدل‌ها هستند، نه نتیجه آزمایش ثبت‌شده روی یک مدل مشخص.

پرامپت ضعیف:

یک ایمیل عذرخواهی برای تأخیر سفارش مشتری بنویس.

نوع خروجی که معمولاً می‌گیرید:

مشتری گرامی، با سلام و احترام. از تأخیر پیش‌آمده در ارسال سفارش شما صمیمانه عذرخواهی می‌کنیم. رضایت شما برای ما در اولویت است. به پاس صبوری شما، کد تخفیف ۲۰ درصدی برای خرید بعدی تقدیم می‌شود. سفارش شما به‌زودی به دستتان خواهد رسید.

نقد این خروجی:

• نام مشتری و شماره سفارش ندارد؛ برای گیرنده معلوم نیست ایمیل درباره کدام خرید است.
• «کد تخفیف ۲۰ درصدی» را مدل خودش ساخته است. اگر این ایمیل ارسال شود، شما تعهدی داده‌اید که تصویب نکرده بودید.
• «به‌زودی» زمان مشخصی نیست و مشتری را دوباره منتظر می‌گذارد.
• علت تأخیر و راه پیگیری گفته نشده است.
• جمله «رضایت شما در اولویت است» اطلاعاتی اضافه نمی‌کند.

پرامپت اصلاح‌شده:

برای مشتری فروشگاه یک ایمیل عذرخواهی بنویس.
مشتری: خانم [نام]، سفارش شماره [شماره]
آنچه رخ داد: قرار بود سفارش [تاریخ] ارسال شود؛ به دلیل دیر رسیدن موجودی از تأمین‌کننده، امروز ارسال شد.
کد رهگیری پستی: [کد]
جبران تصویب‌شده: هزینه ارسال این سفارش به کارت او برگردانده می‌شود، حداکثر تا [تعداد] روز کاری.
راه پیگیری: پاسخ به همین ایمیل.
حداکثر ۱۰۰ کلمه، لحن محترمانه و ساده. جبرانی غیر از مورد بالا پیشنهاد نکن و جمله کلی درباره رضایت مشتری ننویس.

نوع خروجی بهتر:

خانم [نام]، سلام.
سفارش شماره [شماره] شما قرار بود [تاریخ] ارسال شود، اما به دلیل دیر رسیدن موجودی از تأمین‌کننده، امروز ارسال شد. بابت این تأخیر عذرخواهی می‌کنیم.
کد رهگیری مرسوله: [کد]
هزینه ارسال این سفارش حداکثر تا [تعداد] روز کاری به کارت شما برگردانده می‌شود.
اگر سؤالی دارید، به همین ایمیل پاسخ دهید.

در نسخه دوم همه اطلاعات از پرامپت آمده و مدل فقط چیدمان و لحن را ساخته است. این همان تقسیم کار درست است: واقعیت و تعهد از شما، نگارش از مدل. پیش از ارسال هم، شماره سفارش و کد رهگیری را با سامانه خودتان تطبیق دهید.

نسخه‌های دیگر پرامپت‌های اصلی برای موقعیت‌های مختلف

پرامپت‌های بالا را با تغییر چند خط می‌توان برای موقعیت‌های دیگر استفاده کرد. این خط‌ها را به انتهای پرامپت اصلی اضافه کنید:

• ایمیل به مدیر خودتان به‌جای سازمان بیرونی: «لحن محترمانه ولی غیراداری باشد، سلام رسمی طولانی و القاب نیاورد و درخواست در جمله دوم بیاید.»
• پیگیری دوم یا سوم: «این دومین پیگیری است. یک راه ساده‌تر برای پاسخ پیشنهاد بده، مثلاً پاسخ بله یا خیر، و بگو اگر تا [تاریخ] خبری نشود، موضوع را از چه مسیر دیگری پیگیری می‌کنم.»
• رد درخواست همکاری استخدامی یا پروژه‌ای: «از وقتی که گذاشته تشکر کن، دلیل را در یک جمله کلی بگو و اگر گفتم، یک فرد یا مسیر جایگزین معرفی کن.»
• عذرخواهی برای خطایی که هنوز رفع نشده: «بگو مشکل در حال بررسی است، چه زمانی خبر بعدی را می‌دهیم و تا آن زمان مشتری چه کاری می‌تواند بکند. زمان رفع را حدس نزن.»
• ایمیل فروش به مشتری قبلی به‌جای مخاطب سرد: «به خرید قبلی او با تاریخ اشاره کن و پیشنهاد را به همان نیاز وصل کن. لحن آشناتر باشد ولی چیزی از گفت‌وگوهای قبلی که به تو ندادم نقل نکن.»

اشتباهات رایج در نوشتن ایمیل با هوش مصنوعی

• ندادن اطلاعات واقعی و امید به حدس درست مدل: مدل جای خالی را با جزئیات محتمل پر می‌کند؛ مثلاً تاریخی که درست به نظر می‌رسد ولی اشتباه است. هر عدد و نامی که در ایمیل می‌خواهید، خودتان بدهید.
• چند هدف در یک ایمیل: درخواست تأیید فاکتور، معرفی محصول جدید و دعوت به جلسه در یک ایمیل، معمولاً هیچ‌کدام را به نتیجه نمی‌رساند. برای هر هدف ایمیل جدا بخواهید.
• تعارف زیاد در ایمیل رسمی فارسی: مدل‌ها گاهی چند جمله احترام پشت هم می‌آورند. محدودیت طول و دستور «حداکثر یک جمله احترام» را بنویسید.
• پذیرفتن تعهدهای ساختگی: عبارت‌هایی مثل «تا فردا حل می‌شود» یا «هدیه‌ای برای شما در نظر گرفته‌ایم» را در خروجی جست‌وجو کنید؛ اگر تصویب نشده‌اند، حذفشان کنید.
• شخصی‌سازی جعلی در ایمیل فروش: جمله‌هایی مثل «مقاله اخیرتان را خواندم» وقتی نخوانده‌اید، اعتماد را از بین می‌برد. فقط اطلاعاتی را که واقعاً دیده‌اید به مدل بدهید.
• ترجمه کلمه‌به‌کلمه ایمیل انگلیسی: از مدل متن طبیعی بخواهید و ترجمه برگشتی بگیرید تا معنی را کنترل کنید.

اگر خروجی این‌طور بود، پرامپت را این‌طور تغییر دهید

• ایمیل خیلی طولانی است: سقف کلمه بدهید و بنویسید «اگر لازم شد، جزئیات را حذف کن نه درخواست اصلی را».
• لحن خشک یا ماشینی است: یک ایمیل واقعی از خودتان به‌عنوان نمونه لحن بدهید و بخواهید جمله‌ها کوتاه‌تر و فعل‌ها معلوم باشند.
• لحن بیش از حد صمیمی است: رابطه را دقیق بنویسید: «اولین ایمیل به این فرد است» یا «او مدیر ارشد سازمان مشتری است».
• درخواست در متن گم شده است: بنویسید «درخواست را در جمله اول یا دوم بیاور و در پایان با یک پرسش بله یا خیر تکرار کن».
• مدل اطلاعات یا قول اضافه کرده است: این دستور را اضافه کنید: «فقط از اطلاعات بالا استفاده کن و اگر برای نوشتن ایمیل چیزی کم است، به‌جای حدس، فهرست پرسش‌ها را بده.»
• همه عنوان‌های پیشنهادی شبیه هم‌اند: زاویه هر عنوان را مشخص کنید؛ مثلاً یکی با عدد واقعی، یکی با پرسش، یکی با نام محصول.

به‌جای نوشتن پرامپت از اول، در همان گفت‌وگو فقط اصلاح لازم را بخواهید؛ مثلاً «بند دوم را کوتاه‌تر کن و بقیه را تغییر نده».

نکات قانونی و اخلاقی ایمیل مارکتینگ

مسئولیت ارسال با شماست. این اصول کلی در بیشتر قوانین و سیاست‌های سرویس‌های ارسال ایمیل مشترک‌اند؛ جزئیات را در قوانین کشور مخاطب و شرایط سرویس ارسال خود بررسی کنید:

• رضایت: خبرنامه و ایمیل تبلیغاتی را فقط برای کسانی بفرستید که خودشان عضو شده‌اند یا با شما رابطه کاری مرتبط دارند. فهرست خریداری‌شده را استفاده نکنید.
• لغو اشتراک: هر ایمیل تبلیغاتی باید لینک لغو اشتراک روشن و کارا داشته باشد و درخواست لغو سریع اجرا شود.
• عنوان صادقانه: عنوان ایمیل نباید درباره محتوا گمراه‌کننده باشد؛ مثلاً «فاکتور شما» برای ایمیل تبلیغاتی.
• هویت فرستنده: نام و راه تماس واقعی کسب‌وکار در ایمیل دیده شود.

پرسش‌های رایج درباره نوشتن ایمیل با هوش مصنوعی

پرامپت ایمیل را فارسی بنویسم یا انگلیسی؟

اگر ایمیل فارسی است، پرامپت فارسی کافی است و نمونه لحن فارسی هم بدهید. برای ایمیل انگلیسی هم می‌توانید یادداشت‌ها را فارسی بدهید و خروجی انگلیسی بخواهید؛ مهم‌تر از زبان پرامپت، دقیق بودن اطلاعات و مشخص بودن لحن است.

آیا گیرنده متوجه می‌شود ایمیل با هوش مصنوعی نوشته شده است؟

ایمیلی که اطلاعات مشخص گیرنده را دارد، کوتاه است و تعارف‌های تکراری ندارد، معمولاً با ایمیل دست‌نویس فرقی ندارد. ایمیل‌هایی که پر از جمله‌های کلی‌اند، بیشتر به چشم می‌آیند.

برای ایمیل‌های تکراری هر بار پرامپت بنویسم؟

نه. پرامپتی را که نتیجه خوب داد با جای خالی‌های داخل کروشه ذخیره کنید و هر بار فقط اطلاعات تازه را جایگزین کنید. یک نمونه ایمیل تأییدشده را هم کنار پرامپت نگه دارید تا لحن ثابت بماند.

آیا هوش مصنوعی می‌تواند ایمیل‌ها را خودش ارسال کند؟

بعضی ابزارها به ایمیل متصل می‌شوند، اما برای ایمیل‌هایی که تعهد، مبلغ یا اطلاعات مشتری دارند، ارسال را خودتان پس از بازبینی انجام دهید. مسئولیت متن ارسال‌شده با فرستنده است.

چک‌لیست پیش از ارسال ایمیل نوشته‌شده با هوش مصنوعی

1. نام گیرنده، سمت و نام شرکت درست نوشته شده است.
2. همه تاریخ‌ها، مبلغ‌ها و شماره‌ها با منبع اصلی تطبیق داده شده‌اند.
3. ایمیل هیچ قولی نمی‌دهد که اختیار یا برنامه انجامش را ندارید.
4. درخواست اصلی در یک جمله روشن و قابل انجام آمده است.
5. جمله‌های کلی و تعارف‌های تکراری حذف شده‌اند.
6. لحن برای رابطه شما با گیرنده مناسب است؛ آن را یک بار با صدای بلند بخوانید.
7. پیوست‌هایی که در متن گفته شده واقعاً پیوست شده‌اند.
8. در ایمیل تبلیغاتی، لینک لغو اشتراک و اطلاعات فرستنده وجود دارد.

برای متن‌های دیگر مثل کپشن و توضیح محصول، ۷ پرامپت تولید محتوای فارسی و برای نمونه‌های کوتاه در حوزه‌های دیگر، ۱۵ پرامپت آماده رایگان را ببینید.